Projekte / Events richtig planen
To-Do-Liste für Veranstaltungen
| Wann? | Was? Auf aben? | Wie? | Bemerkungen | |
| 8 Monate vorher | Veranstaltungsidee (Tag der offenen Tür, Trendsport-Event etc.) Einbindung von Großspielgeräten überlegen
Einbindung von musikalischer Untermalung/GEMA |
Brainstorming, Richtung festlegen, worum es gehen soll Bei ähnlichen Veranstaltern
Resonanz erfragen |
Projekt mit dem Vorstand und den Vereinsmitgliedern absprechen.
Zusatzinformationen (2 Seite): „Definition der Veranstaltung” „GEMA” |
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| 7 Monate vorher | Termin festlegen, grober
Veranstaltungsablauf überlegen Materialen sichten Orientierung für Location Grober Kostenplan • ggfs. Versicherung bei ARAG |
Bestände überprüfen
Liste machen was man alles braucht |
Die Locations anschauen, den Hausmeister etc. ansprechen, weil er am meisten Ahnung hat, was vorhanden,
Zusatzinformationen: „ARAG Versicherung” |
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| 6 Monate vorher | Sponsoren, Kooperationen anfragen
Förderung beantragen Locations anschauen Referenten//DJ/Künstler etc. suchen und kontaktieren Giveaways aussuchen/kaufen Deko aussuchen/kaufen |
Bei möglichen Sponsoren und Stiftungen anfragenl ggfs. Personen direkt ansprechen Informieren über
Fördermöglichkeiten bei der Jugendförderung oder dem LSB |
Wichtig: Für die Veranstaltung darf erst nach Bewilligung des
Förderantrags Geld ausgegeben werden. Die Bewilligung kann etwas dauern. Zusatzinformationen: „Sponsoring/Förderung”, ‚jGiveaways” |
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| 5 Monate vorher | Location buchen
Referenten/Musiker/DJ etc. buchen ggfs. Erste Hilfe, Security buchen ggfs. Großspielgeräte buchen (Sportjugend, Vereine, Verbände) |
Sportplatz, Sporthalle,
Vereinsheim, Gaststätte/Kneipe Marktplatz Rasenfläche des Dorfes/der Stadt/des Landkreises |
Buchungen erst durchführen, sobald der Förderungsantrag genehmigt wurde. | |
| 4 Monate vorher | Flyer/Plakate gestalten ggfs. Anmeldebogen erstellen
Werbung für Event starten |
Zeitung, Radio
Internet, Homepage Vereinsblatt Trainer, Übungsleiter etc. |
Wichtig: Belege unbedingt für die Abrechnung behalten!
Zusatzinformationen: „Bewerbung” „Online-Druckereien” |
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| 3 Monate vorher | Genauer Ablaufplan
Alternativplan für schlechtes Wetter |
Ausweichmöglichkeiten: Halle etc. | ||
| 2 Monate vorher | Catering: Eigener Stand /
Unternehmen? Intensive Werbung |
Lokale Gastronomie Gaststätte/Kneipe des
Sportvereins Kein Einweg-Plastik nutzen; regional kaufen/bestellen in Social Media aktiv bewerben |
Infos können über Internet oder durch andere Vereine eingeholt werden, die solche Veranstaltungen schon durchgeführt haben.
Homepage, Instagram und Facebook |
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| 1 Monat vorher | Liste erstellen
Urkunden vorbereiten Essen bestellen |
Abschätzen wie viele
Teilnehmer/Gäste kommen |
Es gibt auch Teilnehmer/Gäste, die sich vegan oder vegetarisch ernähren? | |
| Am Tag vorher | Letzte Vorbereitungen | Aufbauen
Listenerstellen Material zusammenstellen |
Je mehr Helfer, desto besser.
Wichtig: Wer macht was wann? Wer ist vor Ort? |
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| Veranstaltungstag | Teamtreff rechtzeitig (mit Zeitpuffer) vor Beginn der Veranstaltung | Motivation des Teams | Dem Team klare Anweisungen geben. | |
| Nach Veranstaltung | Abbauen | Was kommt wohin? | Wer ist vor Ort?
Dem Team klare Anweisungen geben. |
| Nachbereitung: 2 bis 3 Wochen | Abrechnung
Feedbackrunde mit dem Team |
Was war gut?
Was war schlecht? |
Download
Definition der Veranstaltung
| Ziel/Zweck der
Veranstaltung |
Mitgliedergewinnung, Vergnügung, Präsentation der sportlichen Leistungen, … |
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Wünsche und Vorstellungen |
Location, Essen und Trinken, Programm, Mitwirkende, Anzahl der Teilnehmer/Gäste … |
| Erfahrungen, (andere Vereine oder die letzte Durchführung) | Was lief gut?
Was lief nicht so gut? Worauf muss geachtet werden? |
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Konzept |
Besteht bereits ein Konzept? |
GEMA
Auszug aus der Zusatzvereinbarung zum Gesamtvertrag zwischen der GEMA und dem Deutschen Olympischen Sportbund gültig ab 1. Januar 2017:
- Abgegoltene Musiknutzungen:
℗ Musikalische Umrahmungen bei Sportveranstaltungen (sogenannte “Pausenmusik”), jedoch ausschließlich bei Amateurveranstaltungen mit bis zu 1.000 Besuchern
ARAG Sportversicherung
Die Leistungen der Sportversicherung sind unter www.arag.de/ einsehbar.
Zusatzversicherung:
Für Sportveranstaltungen benötigt der Verein eine Versicherung bei der ARAG für “Nichtmitglieder”.
Sponsorung/Förderung
| Förderungen | • LandesSportBund
Niedersachsen: Förderung von Veranstaltungen und Projekten: • Lotto-Sport-Stiftung |
| • Jugendförderung
• KreisSportBund/StadtSportBund/ RegionsSportBund |
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| Geschäfte | • Sportgeschäfte (Kleidung,
Sportgeräte, Sportmarken) • Schuhläden • Supermärkte (z.B. Rewe, Edeka) • Drogeriemarkt (..dm”) |
| Lebensmittel- anbieter | • Bäckereien; Brauereien
Tipp Anstatt Geldspenden gesponserte Lebensmittel |
| Sonstige | • Eure Stadt
• Regionale/örtliche Zeitung • Banken (z.B. Volksbank, Sparkasse) • Krankenkassen • Bereits bestehende Kooperationspartner des Vereins |
Bewerbung
- Soziale Medien: Facebock (z.B. Facebock- Veranstaltung erstellen), lnstagram, Twitter
- Vereinshornepage
- Lokale Zeitung; Vereinsblatt
- Radio
- Plakate platzieren (direkt nachfragen):
- An den Sportstätten des eigenen Vereins (u. des Partnervereins)
- Öffentlich in der Stadt/ in der Gemeinde
- In Kindergärten, Schulen, Universitäten, Mensen
- Kneipe
- Flyer
- Mithilfe der Trainer/Übungsleiter etc.
Give-Aways
- Kugelschreiber
- Jutebeutel
- Basecaps
- Notizblöcke
- Brotdosen
- Trinkflaschen
Nachbereitung
- Was sollte beibehalten werden?
- Was kann verbessert werden, worauf sollte verzichtet werden?
- Wie ist das Feedback der Teilnehmer/Gäste?
- Feedback-Bogen” zum Austollen/Auswerten
- Ergebnisse für die nächste Veranstaltung nutzen