Projekte / Events richtig planen

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Projekte / Events richtig planen

To-Do-Liste für Veranstaltungen

Wann? Was? Auf aben? Wie? Bemerkun­gen
8 Monate vorher Ver­anstal­tungsidee (Tag der offe­nen Tür, Trend­sport-Event etc.) Ein­bindung von Großspiel­geräten über­legen

Ein­bindung von musikalis­ch­er

Untermalung/GEMA

Brain­storm­ing, Rich­tung fes­tle­gen, worum es gehen soll Bei ähn­lichen Ver­anstal­tern

Res­o­nanz erfra­gen

Pro­jekt mit dem Vor­stand und den Vere­ins­mit­gliedern absprechen.

Zusatz­in­for­ma­tio­nen (2 Seite):

Def­i­n­i­tion der Ver­anstal­tung”

GEMA

7 Monate vorher Ter­min fes­tle­gen, grober

Ver­anstal­tungsablauf über­legen

Mate­ri­alen sicht­en

Ori­en­tierung für Loca­tion

Grober Kosten­plan

• ggfs. Ver­sicherung bei ARAG

Bestände über­prüfen

Liste machen was man alles braucht

Die Loca­tions anschauen, den Haus­meis­ter etc. ansprechen, weil er am meis­ten Ahnung hat, was vorhan­den,

Zusatz­in­for­ma­tio­nen:

ARAG Ver­sicherung”

6 Monate vorher Spon­soren, Koop­er­a­tio­nen anfra­gen

Förderung beantra­gen

Loca­tions anschauen

Referenten//DJ/Künstler etc.

suchen und kon­tak­tieren Give­aways aussuchen/kaufen

Deko aussuchen/kaufen

Bei möglichen Spon­soren und Stiftun­gen anfra­genl ggfs. Per­so­n­en direkt ansprechen Informieren über

För­der­möglichkeit­en bei der

Jugend­förderung oder dem LSB

Wichtig: Für die Ver­anstal­tung darf erst nach Bewil­li­gung des

Förder­antrags Geld aus­gegeben wer­den. Die Bewil­li­gung kann etwas dauern.

Zusatz­in­for­ma­tio­nen:

Sponsoring/Förderung”, ‚jGive­aways”

5 Monate vorher Loca­tion buchen

Referenten/Musiker/DJ etc. buchen ggfs. Erste Hil­fe, Secu­ri­ty buchen ggfs. Großspiel­geräte buchen (Sportju­gend, Vere­ine, Ver­bände)

Sport­platz, Sporthalle,

Vere­in­sheim, Gaststätte/Kneipe

Mark­t­platz

Rasen­fläche des Dorfes/der

Stadt/des Land­kreis­es

Buchun­gen erst durch­führen, sobald der Förderungsantrag genehmigt wurde.
4 Monate vorher Flyer/Plakate gestal­ten ggfs. Anmelde­bo­gen erstellen

Wer­bung für Event starten

Zeitung, Radio

Inter­net, Home­page

Vere­ins­blatt Train­er, Übungsleit­er etc.

Wichtig: Belege unbe­d­ingt für die Abrech­nung behal­ten!

Zusatz­in­for­ma­tio­nen: „Bewer­bung”

Online-Druck­ereien”

3 Monate vorher Genauer Ablauf­plan

Alter­na­tiv­plan für schlecht­es Wet­ter

Auswe­ich­möglichkeit­en: Halle etc.
2 Monate vorher Cater­ing: Eigen­er Stand /

Unternehmen?

Inten­sive Wer­bung

Lokale Gas­tronomie Gaststätte/Kneipe des

Sportvere­ins

Kein Ein­weg-Plas­tik nutzen; region­al kaufen/bestellen

in Social Media aktiv bewer­ben

Infos kön­nen über Inter­net oder durch andere Vere­ine einge­holt wer­den, die solche Ver­anstal­tun­gen schon durchge­führt haben.

Home­page, Insta­gram und Face­book

1 Monat vorher Liste erstellen

Urkun­den vor­bere­it­en

Essen bestellen

Abschätzen wie viele

Teilnehmer/Gäste kom­men

Es gibt auch Teilnehmer/Gäste, die sich veg­an oder veg­e­tarisch ernähren?
Am Tag vorher Let­zte Vor­bere­itun­gen Auf­bauen

Lis­ten­er­stellen

Mate­r­i­al zusam­men­stellen

Je mehr Helfer, desto bess­er.

Wichtig: Wer macht was wann? Wer ist vor Ort?

Ver­anstal­tungstag Teamtr­e­ff rechtzeit­ig (mit Zeit­puffer) vor Beginn der Ver­anstal­tung Moti­va­tion des Teams Dem Team klare Anweisun­gen geben.
Nach Ver­anstal­tung Abbauen Was kommt wohin? Wer ist vor Ort?

Dem Team klare Anweisun­gen geben.

Nach­bere­itung: 2 bis 3 Wochen Abrech­nung

Feed­back­runde mit dem Team

Was war gut?

Was war schlecht?

Download

Definition der Veranstaltung

Ziel/Zweck der

Ver­anstal­tung

Mit­gliedergewin­nung, Vergnü­gung, Präsen­ta­tion der sportlichen Leis­tun­gen, …
 

Wün­sche und

Vorstel­lun­gen

 

Loca­tion, Essen und Trinken, Pro­gramm, Mitwirk­ende,

Anzahl der Teilnehmer/Gäste …

Erfahrun­gen, (andere Vere­ine oder die let­zte Durch­führung) Was lief gut?

Was lief nicht so gut?

Worauf muss geachtet wer­den?

 

Konzept

 

Beste­ht bere­its ein Konzept?

GEMA

Auszug aus der Zusatzvere­in­barung zum Gesamtver­trag zwis­chen der GEMA und dem Deutschen Olymp­is­chen Sport­bund gültig ab 1. Jan­u­ar 2017:

  1. Abge­goltene Musiknutzun­gen:

℗ Musikalis­che Umrah­mungen bei Sportver­anstal­tun­gen (soge­nan­nte “Pausen­musik”), jedoch auss­chließlich bei Ama­teurver­anstal­tun­gen mit bis zu 1.000 Besuch­ern

 

ARAG Sportversicherung

Die Leis­tun­gen der Sportver­sicherung sind unter www.arag.de/ ein­se­hbar.

Zusatzver­sicherung:

Für Sportver­anstal­tun­gen benötigt der Vere­in eine Ver­sicherung bei der ARAG für “Nicht­mit­glieder”.

Sponsorung/Förderung

Förderun­gen • Lan­desS­port­Bund

Nieder­sach­sen:

Förderung von Ver­anstal­tun­gen und Pro­jek­ten:

• Lot­to-Sport-Stiftung

• Jugend­förderung

• KreisSportBund/StadtSportBund/ Region­sS­port­Bund

Geschäfte • Sport­geschäfte (Klei­dung,

Sport­geräte, Sport­marken)

• Schuh­lä­den

• Super­märk­te (z.B. Rewe,

Ede­ka)

• Drogeriemarkt (..dm”)

Lebens­mit­tel- anbi­eter • Bäck­ereien; Brauereien

Tipp Anstatt Geld­spenden gespon­serte Lebens­mit­tel

Son­stige • Eure Stadt

• Regionale/örtliche Zeitung

• Banken (z.B. Volks­bank, Sparkasse)

• Krankenkassen

• Bere­its beste­hende

Koop­er­a­tionspart­ner des Vere­ins

 

Bewerbung

  • Soziale Medi­en: Face­bock (z.B. Face­bock- Ver­anstal­tung erstellen), lnsta­gram, Twit­ter
  • Vere­in­shornepage
  • Lokale Zeitung; Vere­ins­blatt
  • Radio
  • Plakate platzieren (direkt nach­fra­gen):
  • An den Sport­stät­ten des eige­nen Vere­ins (u. des Part­nervere­ins)
  • Öffentlich in der Stadt/ in der Gemeinde
  • In Kindergärten, Schulen, Uni­ver­sitäten, Mensen
  • Kneipe
  • Fly­er
  • Mith­il­fe der Trainer/Übungsleiter etc.

 

Give-Aways

  • Kugelschreiber
  • Jute­beu­tel
  • Base­caps
  • Notizblöcke
  • Brot­dosen
  • Trink­flaschen

Nachbereitung

  • Was sollte beibehal­ten wer­den?
  • Was kann verbessert wer­den, worauf sollte verzichtet wer­den?
  • Wie ist das Feed­back der Teilnehmer/Gäste?
  • Feed­back-Bogen” zum Austollen/Auswerten
  • Ergeb­nisse für die näch­ste Ver­anstal­tung nutzen

 

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